Een erg handige module binnen bouw7 is het aanmaken van een inkoopfactuur. Deze kun je koppelen aan een project zodat je je project- en financiële administratie altijd op orde hebt. Ook is het mogelijk om je factuur in te boeken in Exact. In dit artikel nemen we stap voor stap door hoe je dit allemaal doet.

Tip: ideaal is het om met 2 schermen te werken. Op deze manier kun je op het ene scherm aan je inkoopfactuur in bouw7 werken en op het andere scherm de inkoopfactuur van je leverancier laten staan.

Om te beginnen ga je bovenin je scherm naar 'Inkoopfactuur', vervolgens klik je rechts op '+ INKOOPFACTUUR'.


Nu kunnen we gaan beginnen met het aanmaken van de inkoopfactuur. Als eerste kies je een status. Hierbij heb je de keuze uit 'Open', 'Vervallen', 'Betaald' en 'Accorderen'. In dit geval kiezen we voor de optie 'Open', omdat de factuur nog niet betaald is.


De volgende stap is het selecteren van een contact (leverancier), dit is degene waar je de inkoopfactuur van ontvangt. Bij het selecteren van een contact wordt het rekeningnummer van het contact automatisch ingevuld. Het is hierbij wel van belang dat dit rekeningnummer in je contactenlijst is ingevuld.

De grijze velden zijn niet handmatig in vullen, deze worden automatisch door bouw7 ingevuld omdat ze gekoppeld zijn. In dit geval is het rekeningnummer gekoppeld aan het contact.


Vervolgens heb je de keuze om een "Fiatteur" te selecteren (dit kunnen er maximaal 5 zijn). De fiatteurs worden op volgorde van selecteren aan de inkoopfactuur gekoppeld.

Dan de leverbon. Dit noemen we ook wel 'verplichting' en dit vind je terug onder 'Project' > 'Inkoop' > 'Verplichting'. Wanneer het volledige bedrag van je inkoopfactuur afgeletterd kan worden tegen een eerder gemaakte verplichting, dan selecteer je hier een leverbon. Je ziet dat sommige velden automatisch ingevuld worden. Tevens wordt de factuurregel, onderaan het scherm, ingevuld.

Heb je geen leverbon? Klik dan op '+ LEVERBON'. Er verschijnt dan een venster waar je deze direct kunt aanmaken en op die manier kunt koppelen met je inkoopfactuur:

Let op: wanneer je inkoopfactuur meerdere regels bevat en / of over meerdere projecten verdeeld moet worden, dan laat je de velden 'Leverbon' en 'Project' leeg. Meerdere regels voer je handmatig in. Hoe? Dat lees je hier.


Bij 'Datum' vul je de datum van vandaag in. De vervaldatum wordt automatisch berekend aan de hand van de betalingstermijn die je instelt bij je contact. Vanzelfsprekend vul je bij 'Datum betaald' de datum in wanneer de factuur betaald is.


Bij het factuurnummer vul je het nummer van de ontvangen factuur in. Bij het boeknummer zie je weer een grijs balkje, deze wordt dus automatisch ingevuld. Bij het ordernummer kun je bijvoorbeeld een projectnummer invullen. Dit veld is echter vrij in te vullen en niet verplicht. Tot slot kun je nog opmerkingen of aantekeningen noteren en een bestand aan je inkoopfactuur toevoegen. Dit laatste doe je door een bestand 'up te loaden' of door het naar de knop 'Bestand kiezen' te slepen en hierop te laten 'landen'.


Als laatste check je of alles (juist) is ingevuld en selecteer je onder de knop 'Grootboeknummer' waar de inkoopkosten op geboekt moeten worden. Als je dit allemaal gedaan hebt klik je onderin op de groene button 'Aanmaken'.


In het overzicht kun je door op het oogje te klikken je factuur bekijken, bewerken en boeken in Exact.

De eerste fiatteur zal als eerste de inkoopfactuur moeten accorderen. Daarna zal de volgende in de lijst, mits ingelogd op zijn of haar account, de inkoopfactuur moeten accorderen. 

Ook is er de doorlooptijd aan toegevoegd zodat je kan zien welke medewerker wanneer de inkoopfactuur heeft geaccordeerd of afgewezen. Bij het afwijzen van de inkoopfactuur krijg je de optie om een opmerking toe te voegen, die voor de andere medewerkers zichtbaar is.

De opmerking kan je openen / zien door op het info knopje te klikken naast de afgewezen 'X'.

Je inkoopfactuur is klaar!


Let op! Als je een leverbon hebt gekoppeld en deze staat op verwerkt, dan is het niet meer mogelijk om de leverbon te wijzigen.

Succes!

Heeft u het antwoord gevonden?