Klik hier om het artikel te openen in je browser

Vanuit Exact bouw7 kun je naast factureren ook je vervalmail en herinneringen automatisch versturen. Dit kun je instellen over de organisatie, per contact of per factuur.

In de factuur kun je onder Details een vervaltijd meegeven.

Wil je dit per contact instellen dan ga je naar contacten > zoek contact > bewerken > Betalingstermijn.


De mail die wordt verstuurd is ook aan te passen naar eigen wens. Hoe je dit instelt lees je hier

Vanuit het Exact bouw7 dashboard ga je naar Account > Instellingen.

Hierna kom je in je instellingen pagina, klik vervolgens op 'Factuur'.

Bij je factuurinstellingen staan drie regels die je kunt invullen. Daaronder kun je een vakje aanvinken als je de automatische herinneringen wilt laten versturen.

Inschakelen: Automatische herinneringen worden verstuurd.

Uitschakelen: Automatische herinneringen worden niet verstuurd.

Alleen status updaten: De status wordt aangepast en er wordt geen mail verstuurd

Vervaltijd (dagen na factuurdatum) > Hier vul je het getal in wat je op de factuurmail wilt hebben. Als je de factuur verstuurt, dan zal dit getal op de factuurmail komen te staan. 

Voorbeeld:
Geachte heer, mevrouw,

In de bijlage van deze e-mail vindt u de factuur met de betalingsinstructies. De betalingstermijn voor deze factuur bedraagt 14 dagen. Mocht u vragen hebben over deze factuur, dan horen wij het graag.

Met vriendelijke groet,

1e herinnering > Hier vul je het aantal dagen in waarna de eerste herinnering moet worden verstuurd.  Het aantal dagen wat op de 1e herinneringsmail komt te staan is het getal ingevoerd bij de 1e herinnering minus het getal ingevoerd bij de vervaltijd. 

Voorbeeld:
Geachte heer, mevrouw,

Volgens onze administratie hebben wij binnen de betalingstermijn geen betaling mogen ontvangen van de factuur met factuurnummer.... Graag ontvangen wij de betaling, onder vermelding van het factuurnummer op rekeningnummer.... 

Indien wij binnen 7 dagen geen betaling hebben ontvangen, zijn wij genoodzaakt administratiekosten in rekening te brengen. 

Bijgevoegd vindt u de factuur.  Indien u vragen heeft, neem dan gerust contact met ons op. Mocht de betaling van de factuur reeds hebben plaatsgevonden, verzoeken wij u deze aanmaning als niet verzonden te beschouwen.

2e herinnering > Hier vul je het aantal dagen in waarna de tweede herinnering moet worden verstuurd.  Het aantal dagen wat op de 2e herinnering mail komt te staan is het getal ingevoerd bij de 2e herinnering minus het getal ingevoerd bij de 1e herinnering. 

Voorbeeld:
Geachte heer, mevrouw,

Volgens onze administratie hebben wij, ondanks eerdere verzoeken, tot op heden geen betaling mogen ontvangen van de factuur met factuurnummer.... Graag ontvangen wij de betaling, onder vermelding van het factuurnummer op rekeningnummer....

Indien wij de betaling niet binnen 4 dagen ontvangen, zijn wij genoodzaakt de vordering ter incasso uit handen te geven. De incassokosten zullen op u worden verhaald.  Bijgevoegd vindt u de factuur.  Indien u vragen heeft, neem dan gerust contact met ons op. Mocht de betaling van de factuur reeds hebben plaatsgevonden, verzoeken wij u deze aanmaning als niet verzonden te beschouwen.

De ingevulde getallen tellen automatisch vanaf de verzonden factuurmail.

In het voorbeeld zie je dat er 14, 21 en 25 is ingevoerd, dit betekent dat 15 dagen na de verzonden factuurmail de 1e herinnering wordt verstuurd met het getal 21-14 = 7. De klant heeft dus nog 7 dagen de tijd om de factuur te betalen.

8 dagen na de 1e herinnering zal de 2e herinnering worden verstuurd, daarin staat het getal 25-21 = 4, dit betekent dus dat de klant nog 4 dagen de tijd heeft om de factuur te betalen.


Heb je hier nog meer vragen over?

Neem dan contact op met ons Customer success team via de live chat.

Succes!


Trefwoorden: mail, mail herinnering, factuur herinnering, mailinstelling, verval mail

Heb je het antwoord gevonden?