In dit artikel bespreken we hoe de AFAS synchronisatie instellingen werken in bouw7.

Je vindt de instellingen onder Account > AFAS Synchronisatie.

Je komt nu in het AFAS scherm. (Krijg je de melding 'geen AFAS token' geef dan het token door via de chat.)

Instellingen

Hier heb je de mogelijkheid om een aantal instellingen aan te passen.

  1. De algemene AFAS instellingen. Hier stel je alle basis instellingen in van de AFAS -> bouw7 koppeling.
  • Geen gebruik bewakingscodes:  Voor als je geen bewakingscodes in bouw7 wenst te gebruiken.
  • Geen gebruik bouw7 ID: deze wordt gebruikt voor het updaten van uren per dag. Staat deze uit dan zijn uren niet te wijzigen maar worden deze bij een wijziging bovenop het eerder ingevoerde aantal opgeteld.
  • Upload projectbestanden naar Profit: Alle bestanden in je bouw7 projecten worden ook geüpload naar AFAS.
  • Standaard bewakingscode uren: de standaard bewakingscode die gebruikt wordt om uren te boeken als er geen andere bewakingscode is ingesteld. (VB: 0000.A)
  • Standaard kostentype uren: Uren worden standaard op dit urentype geboekt in AFAS.
  • Accordeer uren in AFAS: Uren die in bouw7 geaccordeerd worden zijn ook gelijk geaccordeerd in AFAS.
  • Verlof en verzuim: Het synchroniseren van de verlof en verzuim uren van AFAS naar bouw7.
  • Synchroniseer filialen: Haalt de administraties/ verbijzonderingen op vanuit AFAS.
  • Losse ontvangsten boeken in AFAS: Met de leverbon in bouw7 een losse ontvangst aanmaken in AFAS.
  • Overige opties: In deze velden kun je het dossier item typenummer ingeven. Dit nummer is in AFAS bekend.

  • Standaard projectstatus: De eerste status die een project meekrijgt wanneer deze vanuit AFAS bouw7 binnenkomt.
  • Status wanneer project opgeleverd is: Geef aan welke status in bouw7 de werkelijke datum gereed in AFAS moet plaatsen. 
  • Status wanneer project afgesloten is: Geef aan welke status een project in bouw7 moet krijgen wanneer deze in AFAS afgesloten is.
  • Sluit projecten automatisch?: Wanneer een project in AFAS sluit, moet deze dan ook automatisch in bouw7 sluiten?
  • Synchroniseer projecten naar AFAS toe: Hiermee synchroniseer je de projecten die in bouw7 zijn aangemaakt naar AFAS. (Automatisch, handmatig of niet synchroniseren)
  • Categorie voor nieuwe projecten in AFAS: In welke AFAS-categorie moeten nieuwe bouw7 projecten komen?
  • Projectstatus guid: Deze is in te geven in overleg met de AFAS consultant
  • Projectleider: Hiermee geef je een standaard projectleider aan.
  • Custom attribuut voor projectleider: Selecteer de custom attribuut die je in bouw7 gebruikt om de projectleider te definiëren. (aan te maken via Beheer > Custom attributen)
  • Toeslag: Geef een project toeslag in die mee moet worden genomen naar AFAS.
  • Custom attribuut voor werkvoorbereider: Selecteer de custom attribuut die je in bouw7 gebruikt om de werkvoorbereider te definiëren. (aan te maken via Beheer > Custom attributen)
  • Rol werkvoorbereider: Vul hier de in AFAS bekende rol van de werkvoorbereider
  • Boek materialen in AFAS: Moeten geboekte materialen in bouw7 ook naar AFAS worden geboekt?
  • Zet materialen inactief: Zet materialen inactief wanneer deze in AFAS niet meer voorkomen.
  • Magazijn waarde: Vul hier het (AFAS)dossier item nummer van het magazijn in.
  • Standaard bewakingscode materiaal: Kies een standaard bewakingscode voor materiaal in AFAS. (Format: 0000.A)
  • Standaard kosten type materiaal: Kies een standaard kostentype uit de lijst.

Bestandstypen.

  • Koppel in deze velden het dossier item type nummer (bekend in AFAS) aan een bestandstype in bouw7. Als er een bestand in bouw7 aan dit type wordt gekoppeld wordt deze in AFAS in dit dossier item type getoond.

Wil je deze niet koppelen of is deze onbekend, laat het veld dan leeg.

2. Automatische Synchronisatie Instellen: Je kan hiermee aangeven hoevaak en op welke momenten AFAS naar bouw7 moeten worden gesynchroniseerd. Je geeft hier de tijd in en deze wordt dagelijks herhaald.

3. AFAS Financieel - Instellingen: Dit is de plek voor het instellen van je grootboekrekeningen, dagboeken, perioden en btw tarieven.

  1. Via deze knop synchroniseer je de grootboekrekeningen die in AFAS staan naar bouw7.
  2. Selecteer het standaard verkoop grootboeknummer. Dit grootboeknummer wordt standaard gebruikt voor verkoop, maar is elk factuur wel handmatig te overrulen.

  1. Met de knop 'Dagboeken' haal je alle dagboeken op vanuit AFAS naar bouw7.
  2. Vervolgens selecteer je hiermee je standaard dagboek verkoop. Deze is in te stellen per filiaal via het dropdownmenu.

In dit blok stel je de periode in.

  1. Met deze knop selecteer je de periode tabel.
  2. Deze knop kun je gebruiken om perioden binnen te halen vanuit AFAS.

Hiermee map je de verschillende btw tarieven in bouw7 met de btw tarieven in AFAS. Je begint met het ophalen van je btw tarieven door middel van knop 1. Zodra dit klaar is kan je via de 'Selecteer BTW tarieven'-knop aangeven welk bouw7-tarief bij welk AFAS-tarief hoort.

Synchronisatie AFAS -> bouw7

Via deze knoppen kun je verschillende gegevens handmatig synchroniseren van AFAS naar bouw7. 


Synchronisatie bouw7 -> AFAS

Net als bovenstaande kun je met deze knoppen handmatig synchroniseren. Alleen deze werkt de andere kant op, namelijk van bouw7 naar AFAS.

Connectors AFAS

Via deze pagina kun je inzien of de connectoren goed doorkomen. De connectoren zijn de lijntjes die bouw7 en AFAS met elkaar verbinden. Hier komt alle informatie door. Mocht er iets niet goed meer doorkomen dan kan je hier zien of het wellicht aan de connector ligt. Je kan de status zien aan de hand van de kleur van de connector. Groen is hier uiteraard goed en een rode balk geeft aan dat een connector niet goed functioneert. 

Succes!

Heeft u het antwoord gevonden?