Klik hier om het artikel te openen in je browser

In dit artikel bespreken we hoe de AFAS synchronisatie instellingen werken in Exact Online Bouw.

Je vindt de instellingen onder Account > AFAS Synchronisatie.

Je komt nu in het AFAS scherm. (Krijg je de melding 'geen AFAS token' geef dan het token door via de chat.)

Instellingen

Hier heb je de mogelijkheid om een aantal instellingen aan te passen.

  1. De algemene AFAS instellingen. Hier stel je alle basis instellingen in van de AFAS -> Exact Online Bouw koppeling.

  • Geen gebruik bewakingscodes:  Voor als je geen bewakingscodes in Exact Online Bouw wenst te gebruiken.

  • Geen gebruik Exact Online Bouw ID: deze wordt gebruikt voor het updaten van uren per dag. Staat deze uit dan zijn uren niet te wijzigen maar worden deze bij een wijziging bovenop het eerder ingevoerde aantal opgeteld.

  • Upload projectbestanden naar Profit: Alle bestanden in je Exact Online Bouw projecten worden ook geüpload naar AFAS.

  • Standaard bewakingscode uren: de standaard bewakingscode die gebruikt wordt om uren te boeken als er geen andere bewakingscode is ingesteld. (VB: 0000.A)

  • Standaard kostentype uren: Uren worden standaard op dit urentype geboekt in AFAS.

  • Accordeer uren in AFAS: Uren die in Exact Online Bouw geaccordeerd worden zijn ook gelijk geaccordeerd in AFAS.

  • Verlof en verzuim: Het synchroniseren van de verlof en verzuim uren van AFAS naar Exact Online Bouw.

  • Synchroniseer filialen: Haalt de administraties/ verbijzonderingen op vanuit AFAS.

  • Losse ontvangsten boeken in AFAS: Met de leverbon in Exact Online Bouw een losse ontvangst aanmaken in AFAS.

  • Overige opties: In deze velden kun je het dossier item typenummer ingeven. Dit nummer is in AFAS bekend.

  • Standaard projectstatus: De eerste status die een project meekrijgt wanneer deze vanuit AFAS Exact Online Bouw binnenkomt.

  • Status wanneer project opgeleverd is: Geef aan welke status in Exact Online Bouw de werkelijke datum gereed in AFAS moet plaatsen. 

  • Status wanneer project afgesloten is: Geef aan welke status een project in Exact Online Bouw moet krijgen wanneer deze in AFAS afgesloten is.

  • Sluit projecten automatisch?: Wanneer een project in AFAS sluit, moet deze dan ook automatisch in Exact Online Bouw sluiten?

  • Synchroniseer projecten naar AFAS toe: Hiermee synchroniseer je de projecten die in Exact Online Bouw zijn aangemaakt naar AFAS. (Automatisch, handmatig of niet synchroniseren)

  • Categorie voor nieuwe projecten in AFAS: In welke AFAS-categorie moeten nieuwe Exact Online Bouw projecten komen?

  • Projectstatus guid: Deze is in te geven in overleg met de AFAS consultant

  • Projectleider: Hiermee geef je een standaard projectleider aan.

  • Custom attribuut voor projectleider: Selecteer de custom attribuut die je in Exact Online Bouw gebruikt om de projectleider te definiëren. (aan te maken via Beheer > Custom attributen)

  • Toeslag: Geef een project toeslag in die mee moet worden genomen naar AFAS.

  • Custom attribuut voor werkvoorbereider: Selecteer de custom attribuut die je in Exact Online Bouw gebruikt om de werkvoorbereider te definiëren. (aan te maken via Beheer > Custom attributen)

  • Rol werkvoorbereider: Vul hier de in AFAS bekende rol van de werkvoorbereider

  • Boek materialen in AFAS: Moeten geboekte materialen in Exact Online Bouw ook naar AFAS worden geboekt?

  • Zet materialen inactief: Zet materialen inactief wanneer deze in AFAS niet meer voorkomen.

  • Magazijn waarde: Vul hier het (AFAS)dossier item nummer van het magazijn in.

  • Standaard bewakingscode materiaal: Kies een standaard bewakingscode voor materiaal in AFAS. (Format: 0000.A)

  • Standaard kosten type materiaal: Kies een standaard kostentype uit de lijst.

Bestandstypen.

  • Koppel in deze velden het dossier item type nummer (bekend in AFAS) aan een bestandstype in Exact Online Bouw. Als er een bestand in Exact Online Bouw aan dit type wordt gekoppeld wordt deze in AFAS in dit dossier item type getoond.

Wil je deze niet koppelen of is deze onbekend, laat het veld dan leeg.

2. Automatische Synchronisatie Instellen: Je kan hiermee aangeven hoevaak en op welke momenten AFAS naar Exact Online Bouw moeten worden gesynchroniseerd. Je geeft hier de tijd in en deze wordt dagelijks herhaald.

3. AFAS Financieel - Instellingen: Dit is de plek voor het instellen van je grootboekrekeningen, dagboeken, perioden en btw tarieven.

  1. Via deze knop synchroniseer je de grootboekrekeningen die in AFAS staan naar Exact Online Bouw.

  2. Selecteer het standaard verkoop grootboeknummer. Dit grootboeknummer wordt standaard gebruikt voor verkoop, maar is elk factuur wel handmatig te overrulen.

  1. Met de knop 'Dagboeken' haal je alle dagboeken op vanuit AFAS naar Exact Online Bouw.

  2. Vervolgens selecteer je hiermee je standaard dagboek verkoop. Deze is in te stellen per filiaal via het dropdownmenu.

In dit blok stel je de periode in.

  1. Met deze knop selecteer je de periode tabel.

  2. Deze knop kun je gebruiken om perioden binnen te halen vanuit AFAS.

Hiermee map je de verschillende btw tarieven in Exact Online Bouw met de btw tarieven in AFAS. Je begint met het ophalen van je btw tarieven door middel van knop 1. Zodra dit klaar is kan je via de 'Selecteer BTW tarieven'-knop aangeven welk Exact Online Bouw-tarief bij welk AFAS-tarief hoort.

Synchronisatie AFAS -> Exact Online Bouw

Via deze knoppen kun je verschillende gegevens handmatig synchroniseren van AFAS naar Exact Online Bouw. 


Synchronisatie Exact Online Bouw -> AFAS

Net als bovenstaande kun je met deze knoppen handmatig synchroniseren. Alleen deze werkt de andere kant op, namelijk van Exact Online Bouw naar AFAS.

Connectors AFAS

Via deze pagina kun je inzien of de connectoren goed doorkomen. De connectoren zijn de lijntjes die Exact Online Bouw en AFAS met elkaar verbinden. Hier komt alle informatie door. Mocht er iets niet goed meer doorkomen dan kan je hier zien of het wellicht aan de connector ligt. Je kan de status zien aan de hand van de kleur van de connector. Groen is hier uiteraard goed en een rode balk geeft aan dat een connector niet goed functioneert. 

Succes!

Heb je het antwoord gevonden?