Klik hier om het artikel te openen in je browser

Het aanmaken van een inkoopcontract is geoptimaliseerd en heeft een verbeterde lay-out. Onder inkoop in het project zijn er tabbladen waarin je de inkooporders, contract onderaannemers en verplichtingen terug kan vinden.

Wil je meer weten over het inlezen van bestelregels? Ga dan verder naar dit artikel.

Contract

Om een contract aan te maken ga je in een project naar het tabblad inkoop en klik je op + inkooporder of +Onderaannemer contract. Hierna verschijnt er een nieuw scherm waar je de details kunt invoeren.

Bij het kiezen van het type contract zijn er drie keuzes.

  • Regie contract

  • Vast contract

  • Project uitbesteed

Als je het vinkje bij Verplichting aanklikt, wordt er van deze inkooporder direct een verplichting gemaakt na het opslaan.

Inkoopregels

Hier voer je de bedragen in die je in het contract wil verwerken. Naast een vast bedrag aan te maken en daaraan direct een verplichting te koppelen, is het mogelijk om termijnen aan te maken die vervolgens geaccordeerd kunnen worden met een inkoopfactuur. Door een bewakingscode aan de regel toe te voegen, kun je de kosten bewaken.

Bij het leveradres selecteer je het adres en krijg je de keuze om het bij het project of organisatie adres af te leveren. Naast het selecteren van de leverdatum is het veld aan te passen naar een tekstveld.

Nadat alle gegevens zijn ingevuld kies je ervoor om het contract direct op te slaan en te verzenden naar de leverancier of onderaannemer.

Het contract overzicht

In het overzicht kun je de hoofdstukken in en uitklappen. Bovenin kun je de korte informatie vinden over het contract en rechts staat de status van het contract.

Mail versturen

Bovenin het contract heb je de mogelijkheid om het contract te versturen.

Vervolgens wordt de mail verzonden naar de leverancier of de onderaannemer. In deze mail kan er een akkoord worden gegeven en wordt er een pdf van het contract gegenereerd.


PDF inkoopcontract bestanden project

Bij het versturen van een inkoopcontract wordt de pdf automatisch onder bestanden van het project gezet. Wil je dit instellen aan de hand van bestandstypes? Klik dan hier voor de handleiding.

Het uitschakelen van deze functionaliteit kun je aangeven via instellingen > contract


Inkoopregels

Wanneer je op de menukolom klikt kun je een keuze maken uit de kolommen die je wil gebruiken. De data hiervan wordt opgeslagen voor de volgende keer.


Stap 1. Klik op het menu rechts.

Stap 2. Kies hier de kolommen die je wil gebruiken.

Afroepen

Staan er meerdere regels in een inkoopcontract en wil je deze in één keer afroepen?

Zodra het contract de status bevestigd, besteld, wachten op reactie of geleverd heeft kun je het contract in een keer afroepen en wordt er één verplichting aangemaakt.

Note: Indien je per regel een bewakingscode hebt meegegeven, wordt er per regel een verplichting aangemaakt.

Historie en de afgeroepen bonnen

De historie wordt bijgehouden over de voortgang van het contract, wie het contract heeft bewerkt en naar welk mailadres het verstuurd is. Rechts van de kolom staan de bonnen die vanuit het contract gegenereerd zijn.

Inkoopregel accorderen

Om een termijn te accorderen en zodat deze gematcht kan worden met een inkoopfactuur klik je op het potloodje rechts in de regel. De termijn kan zowel in de webomgeving of de app geaccordeerd worden. In dit artikel lees je hoe het in de app werkt.


Heb je hier nog meer vragen over?

Neem dan contact op met ons Customer success team via de live chat.

Succes!


Trefwoorden: inkoop, inkoopregels, regels afroepen, verplichtingen, leverbonnen, leverbon, inkoopregel goedkeuren, accordering

Heb je het antwoord gevonden?