Wil je persoonlijke uitleg over een gestroomlijnd inkoopproces voor jullie organisatie? Neem dan contact op met ons Customer success team via de live chat of telefoon 085- 40 18 377. Wil je graag een miniconsult plannen met een van onze consultants, ga dan naar https://support.exactonline.com/community/s/consultancy en plan je consult in.

Bekijk je liever de video, klik dan hier.

Het overzicht van inkoop is geoptimaliseerd. Vanuit het hoofdmenu kun je nu direct naar Inkoopfacturen, Inkooporders, Onderaannemer contracten, Verplichtingen, Contracttermijnen en Te accorderen facturen.

Hieronder leggen we uit hoe het aanmaken van een inkoopfactuur werkt. Deze kun je koppelen aan een project zodat je je project- en financiële administratie altijd op orde hebt. De factuur kun je vervolgens naar de gekoppelde financiële administratie boeken.

1. Informatie

Om te beginnen ga je bovenin je scherm naar 'Inkoopfactuur', vervolgens klik je rechts op '+ INKOOPFACTUUR'.

Links in het scherm heb je de mogelijkheid om de inkoopfactuur in te laden. Hierna wordt de factuur getoond en kun je direct de gegevens overnemen. Nu kunnen we gaan beginnen met het aanmaken van de inkoopfactuur. Als eerste kies je een status. Lees in dit artikel het verloop van statussen van inkoopfacturen.

Vervolgens neem je de gegevens over van de ingeladen inkoopfactuur.

Inkoopfactuur matchen

Een inkoopfactuur kun je op meerdere manieren matchen. In de eerste informatie pagina kun je direct al op twee manieren een koppeling maken.

Project: Bij het selecteren van het project wordt er automatisch een leverbon aangemaakt in het project waarmee de inkoopfactuur gematcht wordt.

Leverbon: Er is een bestaande leverbon aangemaakt die gematcht kan worden met de factuur.

Bij het invoeren van de factuurregels kun je de factuurregels verdelen over meerdere projecten.

2. Factuurregels

Neem de gegevens over van de factuur en gebruik de factuurregels. In de regel staan een aantal functionaliteiten die we hieronder toelichten.

Vergrootglas: Kies materialen uit het artikelen bestand welke is ingeladen.

Grootboek: Selecteer per regel een grootboeknummer voor de financiële boekhouding.

G- rekening: Vul het bedrag in wat naar de G- rekening moet.

Leverbon per regel: Er zijn leverbonnen aangemaakt in meerdere projecten en de inkoopfactuur moet per regel worden gekoppeld aan een project. Klik dan op het koppel icoontje.


Selecteer vervolgens de gewenste optie om de factuurregel te koppelen:

Leverbon: Er worden niet verwerkte leverbonnen getoond die gekoppeld kunnen worden.

Inkooporder of ondernemer contract: Bij selecteren van een contract wordt er na opslaan, in het contract, een regel aangemaakt die gekoppeld wordt aan de inkoopfactuur regel.

Project: Er wordt direct een leverbon van de factuurregel aangemaakt in het gekozen project.


Bij het koppelen van de leverbon zie je aan het koppel icoontje of de bedragen gelijk zijn aan elkaar. Groen wanneer bedragen gelijk zijn en Rood wanneer bedragen niet gelijk zijn. Wanneer de bedragen niet gelijk zijn en de factuur wordt opgeslagen dan wordt automatisch de leverbon in het project aangepast naar het bedrag van de factuurregel. Het oude bedrag wordt onthouden in de leverbon ter controle.

Restverplichting

Het kan voorkomen dat het bedrag van de leverbon niet overeenkomt met het bedrag in inkoopfactuur of een regel van de inkoopfactuur. Door middel van de rest verplichting kun je aangeven dat er automatisch een leverbon wordt aangemaakt van het resterende bedrag.

Zodra alle factuurregels zijn gekoppeld ga je verder met de overige gegevens en sla je de factuur op.


3. Fiattering

Of ga je naar volgende stap en kun je verder naar de fiattering van de factuur. Hoe je dit kunt instellen lees je hier.


Heb je hier nog meer vragen over?

Neem dan contact op met ons Customer success team via de live chat.

Succes!


Trefwoorden: Inkoop, facturatie, inkoopfacturen, leverbon, matchen, koppelen,

Heb je het antwoord gevonden?