Met deze functionaliteit is het mogelijk om meerdere Exact Online administraties te koppelen aan je Exact bouw7 omgeving. Zo krijg je de mogelijkheid om je gehele organisatie te koppelen aan de project- en financiële administratie.

Mocht je gebruik willen maken van deze functionaliteit, vraag dan de helpdesk of je consultant om deze functionaliteit te activeren voor jouw organisatie.

Om te beginnen ga je naar Exact synchronisatie. Vervolgens kom je in de Exact instellingen en kun je koppelen met Exact online.

Stap 1: Koppel je bouw7 omgeving met Exact online (handleiding)

Dit kan op dezelfde manier als een enkele omgeving. De handleiding hiervoor kun je vinden in de link hierboven. Indien je reeds gekoppeld was aan je Exact Online omgeving (van een enkele naar meerdere administraties) hoef je deze stap niet meer uit te voeren en beland je automatisch bij stap 2.

Stap 2: Selecteer de administratie(s) die je wil koppelen en klik op Volgende.

Stap 3: Administraties configureren

In deze stap kun je een aantal keuzes maken die voor de inrichting benodigd zijn. Lees de stappen goed door. Wanneer je alles hebt begrepen en hebt gelezen klik je op Synchroniseren.

In deze eerste stap geef je aan hoe de contacten behandeld moeten worden. Alle contacten van alle administraties zullen met elkaar vergeleken worden. Gelijke contacten worden samengevoegd in bouw7 zodat ze hier niet meermaals voorkomen. Je kunt er voor kiezen om bouw7 dit voor je te laten doen. Of dat je dit graag handmatig wilt doen.

Vervolgens voeren we de administratiecodes in. Per administratie voer je een 3 cijferige code in die gebruikt wordt in de factuurnummers. Je vindt deze terug tussen het jaartal en het factuurnummer. (VB: 2021[administratiecode]00001)

In de laatste stap wordt er nogmaals bevestigd dat je nu geen wijzigingen moet aanbrengen in je contacten. Geef dan dus ook bij je collega's aan dat gedurende dit proces dit niet moet gebeuren. Gebeurt dit wel heb je kans op foutmeldingen.

Vervolgens worden alle contacten opgehaald en met elkaar vergeleken.

Stap 4 Gegevens synchroniseren

Nu worden alle gegevens gesynchroniseerd met je bouw7 omgeving. Dit kan enige tijd in beslag nemen tijdens dit proces kun je gewoon doorwerken in bouw7 (behalve wijzigingen aanbrengen in de contacten). Nadat de eerste synchronisatie is uitgevoerd, kan het zijn dat er een aantal zaken niet automatisch kunnen verwerkt.
Bijvoorbeeld het ontdubbelen van contacten in Exact Online. Er wordt gevraagd dit eerst te voltooien voordat het proces kan worden afgerond. Zorg ervoor dat je de foutmeldingen oplost en rond de synchronisatie af.

Stap 5 Contacten matchen

Dit is een (grotendeels) geautomatiseerde handeling. De contacten worden gematcht. Het kan zo zijn dat gegevens niet automatisch kunnen worden gematcht. bijvoorbeeld indien er een adreswijziging bij een relatie is gedaan, maar deze niet in alle administraties is aangepast. Je kunt dan zelf de keuze maken welke gegevens leidend zijn. Zodra je alle gegevens hebt verwerkt, ga je door naar de administratie instellingen.

Lees hier hoe je de administratie kunt instellen. Dit gaat op dezelfde manier zoals je de eerste admininstratie hebt ingesteld.

Succes!

Trefwoorden: Meerdere administraties, Exact online, koppeling, boekhouding, bv's, organisatie, contacten, facturatie,

Heeft u het antwoord gevonden?