Om gebruik te kunnen maken van alle mogelijkheden tussen Exact bouw7 en Exact Online moeten de twee pakketten met elkaar verbonden worden. We doen dit door middel van het leggen van een koppeling. Hoe je deze koppeling legt wordt in dit artikel uitgelegd.

Uiteraard kan deze koppeling ook altijd gemaakt worden samen met een consultant. Je kunt hiervoor contact opnemen door te bellen naar 085-4018377, of mail naar vragen@bouw7.nl.

We starten het leggen van de koppeling door rechtsboven naar het poppetje te gaan en vervolgens te klikken op "Exact synchronisatie".

Je komt in een Exact pagina en ziet hier een grote knop "Koppelen met Exact Online". Zodra je hier op klikt wordt je doorgeleid naar een pagina van Exact Online. Log hier vervolgens in met je Exact Online inloggegevens.

Er wordt gevraagd om toegang te geven tot de gegevens in Exact Online. Lees deze door en vink de twee checkboxen aan om de koppeling te activeren. Je wordt gelijk terug naar bouw7 gebracht waar je je administratie kunt selecteren.

2. Administratie selecteren

Selecteer vervolgens de administratie en ga naar de volgende stap. Indien je over meerdere administraties in Exact Online beschikt kun je hier aangeven welke je wilt gaan gebruiken voor de koppeling. Zodra je deze hebt aangegeven door middel van de checkbox klik je op volgende.

3. Gegevens configureren

In de volgende stap ga je de gegevens configureren. Maak een keuze in de opties om contacten te matchen. Lees vervolgens alle punten goed door, vink de checkbox aan en klik op synchroniseer.

4. Gegevens synchroniseren

Nu worden alle gegevens gesynchroniseerd met je bouw7 omgeving. Dit kan enige tijd in beslag nemen tijdens dit proces kun je gewoon doorwerken in bouw7 (behalve wijzigingen aanbrengen in de contacten). Nadat de eerste synchronisatie is uitgevoerd, kan het zijn dat er een aantal zaken niet automatisch kunnen verwerkt.
Bijvoorbeeld het ontdubbelen van contacten in Exact Online. Er wordt gevraagd dit eerst te voltooien voordat het proces kan worden afgerond. Zorg ervoor dat je de foutmeldingen oplost en rond de synchronisatie af.

Stap 5 Contacten matchen

Dit is een (grotendeels) geautomatiseerde handeling. De contacten worden gematcht. Het kan zo zijn dat gegevens niet automatisch kunnen worden gematcht. bijvoorbeeld indien er een adreswijziging bij een relatie is gedaan, maar deze niet in alle administraties is aangepast. Je kunt dan zelf de keuze maken welke gegevens leidend zijn. Zodra je alle gegevens hebt verwerkt, ga je door naar de administratie instellingen.


Stamgegevens inrichten

Nu we de administratie hebben gekoppeld is het tijd om de stamgegevens in te richten. Deze gegevens zijn benodigd voor het functioneren van de koppeling en zodat de data in Exact Online op de juiste plek terecht komt.

Dagboeken.

In bouw7 zijn er maar 2 dagboeken benodigd, we geven een standaard dagboek inkoop en een standaard dagboek verkoop in. Allereerst moeten we de dagboeken ophalen uit Exact Online, dit doen we door te klikken op de knop "Synchroniseer dagboeken" er wordt nu een achtergrondtaak aangemaakt. Zodra deze taak is afgerond kun je door middel van de "Selecteer" -knoppen de dagboeken selecteren.

In de afbeelding hierboven staan de meest voorkomende benamingen al ingevuld.

Grootboeknummers.

Na de dagboeken gaan we de grootboeknummers instellen. We geven een standaard grootboeknummer in voor de inkoop en verkoop. We doen dit op dezelfde manier als de dagboeken. We klikken dus eerst op "Synchroniseer grootboeknummers" en gebruiken vervolgens de "Selecteer" -knoppen om de standaarden te bevestigen.

Het grootboeknummer die je hier ingeeft wordt gebruikt indien je in je facturen geen ander grootboeknummer selecteert. Het is ook mogelijk om per contact andere standaarden in te geven.

BTW tarieven.

Als derde geven we de BTW tarieven aan. In het voorbeeld zien we de 5 standaard tarieven die in bouw7 aanwezig zijn.

We gaan hier weer net zo te werk. Dus eerst synchroniseren we de tarieven middels Bewerken en "Synchroniseer" -knop en laten we de achtergrond taak zijn werk doen. Vervolgens klikken we weer op de selecteer knop om de tarieven toe te wijzen.

Per tarief geven we aan welke code vanuit Exact Online hierbij hoort. Gebruik hierbij de exclusief codes. Zodra je elk Exact bouw7 tarief hebt gekoppeld met een Exact Online BTW code klik je op de groene knop "Selecteer". Doe dit vervolgens ook voor de verkoop tarieven.

Ben je nou meer BTW tarieven benodigd? In dit artikel wordt uitgelegd hoe je meer BTW tarieven kunt aanmaken. De link kun je op dezelfde manier leggen als bovenstaande tarieven.

Synchroniseren

Nu we alle instellingen hebben toegewezen kunnen we gegevens gaan uitwisselen. Met de bovenstaande knoppen kunnen we nu de Contacten, Projecten en Medewerkers gaan synchroniseren. Druk op de knop om een achtergrondtaak te starten. Je kunt deze taken ook plannen. Dit wordt uitgelegd in het artikel over de achtergrondtaken planner.

Nu de koppeling is gelegd kun je je inkoopfacturen en verkoopfacturen vanuit Exact bouw7 rechtstreeks in Exact online zetten.


Vragen hierover kan je stellen in onze Live-chat of je kan bellen naar: 085-401 83 77

Succes!


Trefwoorden: Koppeling, Exact online, consultant, integratie, koppel, verbinden, financiƫle administratie, boekhouden

Heeft u het antwoord gevonden?