Het is mogelijk om het onderhanden werk naar Exact Online te boeken en daarmee je projectadministratie en de financiële administratie sluitend te krijgen.

Om te beginnen ga je binnen Exact Online Bouw naar Exact instellingen en klik je op Modules. Om gebruik te kunnen maken van de Onderhanden werk boekingen dien je de module "Onderhanden werk" en "projecten" aan te zetten. Richt de module wel direct in, anders kunnen er foutmeldingen ontstaan. Weet je nog niet precies hoe het ingesteld moet worden? Wacht dan met het inschakelen en plan een consult.

Let op:

Deze onderhanden werk module maakt gebruik van het doorboeken van het daadwerkelijke resultaat (hier wordt momenteel geen gebruikgemaakt van Percentage Of Completion (POC) aan de hand van een percentage gereed of handmatige aanpassing).

Als de module aan staat komen de instellingen naar voren.

Onder het kopje Dagboeken komt een dagboek voor onderhanden werk en kun je een projectstatus selecteren om projecten af te sluiten.

Dagboek onderhanden werk: Alle onderhanden werk boekingen komen onder dit dagboek in Exact Online.

Afsluitende projectstatus: Met deze status wordt het project gesloten en wordt er een boeking gedaan naar de winst en verlies rekening (vrijvallen- grootboekrekening).

Tip: De afsluitende status is de laatste status van project. Gebruik een projectstatus als "Financieel afgesloten" wanneer het project deze status krijgt wordt het onderhanden werk geboekt, een project weer openzetten is dan ook niet geadviseerd.

Kostenplaatsen en financiële periodes

Je hebt de mogelijkheid om kostenplaatsen te gebruiken als extra dimensie. Deze kun je ophalen vanuit Exact Online door op "Synchroniseer" te klikken. Daarnaast moeten alle financiële periodes worden gesynchroniseerd vanuit Exact Online.

Let op: Wanneer de financiële periode is afgesloten in Exact Online, kunnen er ook geen kosten meer op worden geboekt. Het afsluiten van een periode vindt plaats in Exact Online.


Onderhanden werk boekingen

Hier kun je alle grootboekrekeningen en eventueel kostenplaatsen invullen. Elke boeking die wordt gedaan in Exact Online Bouw wordt vervolgens op deze grootboekrekening (en kostenplaats) op de geselecteerde rekening op de balans geboekt.

Voorbeeld Arbeid: Wanneer er een uur wordt geboekt, wordt er een boeking gedaan op de grootboekrekening OHW Arbeid (6001) en er wordt een tegenboeking gedaan op AK dekking Arbeid (5001) om de boeking in balans te houden.

Let op:

Voor inkoopfacturen is één rekening beschikbaar. Dus inkoopkosten gekoppeld aan een kostentype materieel, overig, onderaanneming of materiaal worden op de geselecteerde rekening van inkoopfacturen geboekt.

Vrijvallen

Wanneer een project wordt afgesloten aan de hand van de afsluitende project status wordt er een tegenboeking gedaan op de balans en laat de onderhanden werk module de resultaatboekingen vrijvallen op de geselecteerde grootboekrekening op je winst en verliesrekening.


Filiaal

Bovenstaande instellingen zijn ook per filiaal in te stellen. Ga hiervoor naar Medewerker > Filialen > Bewerken > onderhanden werk boekingen

Onder het hoofdstuk Onderhanden werk boekingen kun je de grootboekrekeningen instellen.


Projectcategorie en afdeling

Per projectcategorie zijn de algemene kosten grootboekrekeningen te selecteren.

Ga hiervoor naar Beheer > Projectcategorieën en klik op Bewerken.

Let op:

Algemene kosten worden bij inkoopfacturen geboekt wanneer de inkoopfactuur status "open" krijgt. Bij de overige kostentypes wordt AK direct geboekt.


Afdeling

Voor het kostentype arbeid zijn de grootboekrekeningen per afdeling in te stellen. Ga naar Medewerker > Afdelingen en klik op Bewerken (indien je met filialen werkt, moet deze ingevuld staan).

Op deze manier kun je over verschillende lagen het onderhanden werk instellen.


Tip: Maak je gebruik van interne projecten?

Gebruik hiervoor een filiaal waardoor je de instellingen voor interne projecten kunt ondervangen in de instellingen van dit filiaal. Wanneer je bijvoorbeeld een projectcategorie "intern" hebt zijn ook hier de AK instellingen afwijkend voor interne projecten in te stellen.

Tip: Heb je extern personeel als medewerkers aangemaakt?

Gebruik hiervoor een afdeling en stel voor deze afdeling afwijkende grootboekrekeningen in voor Arbeid.

Lees hier meer over het Onderhanden werk boeken naar Exact Online


Heb je hier nog vragen over?

Neem dan contact op met ons Customer success team via de live chat of benader je consultant.

Succes!


Trefwoorden: Onderhanden werk, instellen, Exact online, boekingen, kostentypes, grootboek, kostenplaats

Heb je het antwoord gevonden?